Gestionar la comunicación en la empresa

Cuando hice estudios de Gerencia de proyectos, aprendimos que los proyectos se dividen en fases y dentro de las fases se realizan procesos tendientes a obtener resultados. Es entender que los procesos al igual que una línea de producción tiene proveedores, insumos, que entran en una cadena de producción para al final obtener un producto. Para complicar el modelo, los procesos se estructuran desde una matriz de 10 variables para tener más de 40 procesos interconectados.

Las variables o áreas de conocimiento como las llama el PMBOK, (Project management body of knowledge), son el alcance, los costos, el tiempo, la calidad, los riesgos, los relacionados o involucrados externos, los RRHH, las compras, la comunicación y la visión integrada de todas. Aprendimos entonces también, que habían variables propias del producto y otras propias de la gestión. Y es así como cuando hablamos del producto del proyecto hablemos de cuanto cuesta, cuanto dura, que es lo que es, cuál es su calidad, las procuras y los riesgos asociados al producto. En cuanto a la gestión ahora hablamos de calidad, de riesgos, de gente y de comunicación.

La más teórica de todas y la que generalmente no se toma tanto en cuenta sea la comunicación, quizá por dar por sentado que todos sabemos comunicarnos. Pero ahí nacen los problemas; no es solo comunicar sino cuándo, cómo, a quién, dónde, etc. De hecho, los manuales de gestión de proyectos explican que en promedio, cuando uno sigue la traza a los problemas de gestión de proyectos y en más del 80%, siempre se llega a las raíces que se fundan en problemas de comunicación.

Ya es cultural también para los gerentes que siempre critiquemos la gestión de comunicación de las organizaciones en cuanto a la pertinencia, continuidad, fundamentos, interés, y veracidad. Es normal que nos parezca que no se comunica bien y hacemos nuestra parte en la crítica que aplique. El tema es que luego de tanto pensar que no es la forma correcta de gestionar la comunicación y luego de avanzar en las empresas y ante la necesidad de hacerlo, es que te nombren gerente de comunicaciones internas integradas. Y llega el momento de la verdad.

Hoy en día, creo que ya puedo darle el justo valor a la comunicación, tanto que pienso que uno puede gestionar todas las variables a través de la comunicación oportuna. El hecho de estar informado, disminuye seguramente la factibilidad de ocurrencia de eventos no conocidos o poco controlados, lo que al final tengamos una gestión más limpia y más efectiva. Aprender a comunicar no viene por pasión (que ahora sí es), ni por vocación, sino porque en la medida que avanzamos en el conocimiento, y al final, nos encontramos con la palabra, la información y el conocimiento que nos lleva a la sabiduría.

Arturo es gerente de una empresa, ha tenido un proceso de aprendizaje interesante que quizà lo ayude a ser mejor gerente de procesos de comunicación. La hoja de ruta que ha seguido es:

• Los principios de administración de la gestión de proyectos. PMBOK. de allí entendemos las relaciones de las variables y de cómo unas impactan a otras. Todo se trata de gestionar el equilibrio.
• Tener una carrera, con las herramientas espaciales y el orden metodológico.
• Dar clases por más de 25 años. Sin dudas, pararse frente a un auditorio  desarrolla herramientas de comunicación.
• Posgrado en gerencia. Te da la estructura mental de ordenar ideas y prioridades
• Postgrado en educación
• postgrado en RRHH
• Locución
• Coaching ontológico
• Stand up comedy

Mirando la hoja de ruta, podemos pensar que una persona con ese perfil pueda proponer estrategias singulares de comunicación en la empresa y obtener resultados singulares. En la pròxima entrega les contaré que hizo Arturo, para mejorar la comunicación.

PD la foto es el atardecer cerca de casa en la plaza de la iglesia. No tiene que ver con el tema, solo que allì suelo pensar que escribir.