Gestionar la comunicación en la empresa - Parte 2

Para mejorar la comunicación en las empresas u organizaciones sin dudas tiene que ver con aprender a escuchar. La escucha es un acto de reconocer al otro que nos habla, como un auténtico ser humano. Se trata de que como dicen los principios de la ontología del lenguaje, que todo depende de la interpretación que se haga de lo que se escucha, y en ese principio, ambas partes deciden aceptar las diferencias, comprender las distinciones de las cosas y cerrar las brechas que imposibilitan una comunicación asertiva.

La comunicación no ha sido atendida correctamente en las empresas, de hecho, se ha dejado que la comunicación informal o de pasillo sea la que marque la pauta de los directores y gerentes. Tradicionalmente se decide alguna estrategia comunicacional cuando ya es del conocimiento general un acontecimiento o noticia. Los gerentes debemos adelantarnos a las matrices de opinión, a las olas de información, y generar de forma oportuna lo que la gente debe saber o quiere en un momento determinado. Generalmente cuando la alta gerencia realiza un comunicado, lo hace de mala manera quejándose de la actitud de la gente en la ocasión de hacer conjeturas, realizar comentarios y exigir respuestas. ¿Qué tal si los gerentes se acostumbraran a gestionar la información apenas ocurra y no asumir que al resto no le va a interesar o importar? La realidad es que los eventos siguen ocurriendo y los gerentes siguen estando en deuda, convirtiéndolo en un ciclo o bucle de información retrasada, incompleta e inefectiva.

Cuando las empresas al fin logran estructurar una estrategia de comunicación, lo debe hacer en la convicción de que será mejor que la comunicación nula o casi nula con la que contaban antes. Desde allí y con los recursos adecuados es que se pueda realizar un sistema de comunicación integral que permita de manera coherente presentar una opción fiable, sincera, valedera, agradable y oportuna de contar con la información que se requiere. Mucha de esta información nace entonces, de las diversas manifestaciones de comunicación social que ocurren en el ecosistema laboral y hacia una ecología laboral en comunicación positiva. Desde esta estrategia se pueden coordinar acciones que redunden en el bienestar bio psico social y espiritual de los integrantes del sistema.

Las formas en que nos comunicamos en las empresas son variadas, así como pueden ser orales, escritas, o visuales. Las formas que hemos conseguido para comunicar efectivamente y en forma coordinada con la estrategia, son:

• ·         Carteleras públicas. Las carteleras siempre sirven para informar, sobre todo si están ubicadas en lugares de paso. Estructurar la forma, el color, la diagramación, ha servido para nosotros para informar que los contenidos se han actualizado. Tener o contar con una paleta de colores, formas y signos, ayuda a que se sientan actualizadas y permitan a la gente a buscar nuevos contenidos.
• ·         Revista corporativa. En la misma paleta de signos y colores, se estructura la revista corporativa. La revista corporativa debe ser elaborada por la gente y para la gente. Se deben tratar problemas e inquietudes comunes y sin pasar por censura previa. Todos los involucrados pueden escribir y proponer sus dudas o comentarios. Los involucrados en el trabajo, alcanzan y agrupan a los sindicatos, obreros, empleados y en algunos casos, en la cadena de valor, se les da espacios a los proveedores y a los clientes. En ella se muestran los cumpleaños, las fiestas, las celebraciones, los eventos la responsabilidad social de los trabajadores, sus historias, los nuevos productos, etc. Debe ser una conjunción de informaciones que habla de la democracia, el respeto, la escucha, la confianza y el compromiso.
• ·         Audiovisuales. Una forma muy efectiva de comunicación y a veces como apoyo a las carteleras, son los sistemas de vídeo. En ellos solemos reforzar las comunicaciones, los hechos, lo que le sucede a la misma gente, fotos, recuerdos, noticias, videos, juegos. Estos medios me han resultado poderosos, pues se trata de contar historias casi en tiempo real, ya que se pueden actualizar contenidos en el momento que el contenido sucede. Contar con un tablero de control de todos los medios me permite contar con la oportunidad de la información.
• ·         Charlas, foros, video cines. Sirven para informar, escuchar inquietudes y poderlas entender y darle solución antes de que se conviertan en problemas reales. Sirven para transmitir valores, fortalezas, ideas y emociones.
• ·         Habladores. Los tenemos en la empresa, en las entradas. Son “muñecotes” informativos, como pizarras que anuncian eventos, charlas o talleres. Se actualizan de acuerdo a lo que se coordine con RRHH en el caso de adiestramientos especiales.
• ·         Plaza pública o sala de descanso. La legislación nos lo pide. Es el epicentro donde nace las matrices de opinión o las tendencias de información. Es allí también donde se debe mantener sistemas de información, como buzón de sugerencias, quejas o reclamos. Se hace en concordancia con el departamento de higiene y salud y el de RRHH. Pendones y habladores informativos son necesarios.
• ·         Pendones, dípticos y trípticos. Son una forma antigua y tradicional de informar. Desde allí se estructuran conceptos, talleres, mensajes o valores. Tienen inmediatez en la información.

·         Por último y no menos importante, se incorporan los conocimientos de las redes sociales, como Facebook y Twitter que generalmente maneja mercadeo. También se agrega el blog de la empresa y todos los sistemas digitales que estructuren o generen contenidos públicos. Este es de los más complejos ya que cuesta que los que generan contenidos digitales se ajusten a las estrategias de información y comunicación.

Para un próximo post, voy a tratar acerca de los tipos informales de comunicarnos, que sin duda, estructuran lo que hemos llamado como la Ecología Laboral, un ecosistema de gente en una empresa que convive, aprende, trabaja, estudia y se compromete. Sería como,

• ·         Comunidades de práctica
• ·         Comunidades virtuales de aprendizaje
• ·         Adiestramientos voluntarios
• ·         Comunicación tácita-tácita
• ·         Transferencia de conocimiento tácito a manuales, especificaciones y mejores prácticas
• ·         Indagación apreciativa
• ·         Promoción del bienestar
• ·         Story telling apreciativo (Cuenta-cuentos)

Si la comunicación tiene que ver con el 90% de los problemas en los proyectos, quizá sea equivalente en los procesos internos de las organizaciones. Cualquier cosa que hagamos sin duda, va a mejorar ese porcentaje.

Nota: la foto es cortesía de Luis Semprun y trata de las cordilleras nevadas en Venezuela

Compensación en épocas de recesión económica e inflación. La ecología laboral.

Ciertamente puede pasar que ambas cosas se junten y que se viva en recesión, con una alta inflación. Algunos entendidos en materia económica lo han llamado estanflación, (estancamiento e inflación). En estos períodos entonces, aparecen otros parientes de la estanflación como por ejemplo la escasez, que en un país como el nuestro, que además no se cuente con materia prima para fabricar y producir. En este escenario, quizá las operaciones se paren en mayor medida y los trabajadores entren en periodos largos de espera, hasta que se pueda volver a producir. ¿Qué hacemos con nuestra fuerza laboral mientras esperamos a que mejoren las condiciones de trabajo y en la imposibilidad de re dimensionar? Lo peor quizá sea, no hacer nada.

En algunos casos como el mencionado, se suman leyes que decretan la inmovilidad laboral y la pertinencia para que esperen dentro de sus puestos de trabajo. Si no hacer nada está descartado, entonces la gente de recursos humanos podría ocuparse de atender las necesidades de adiestramiento y crecimiento personal que se requiera. Pero, ¿cómo compensar o remunerar si la empresa está en  modo de “supervivencia financiera”?.  En estos casos, la gerencia de RRHH debería diseñar estrategias desde la responsabilidad social para no dejar de atender las necesidades inmediatas de su gente. Podría ocuparse de reconocer las fortalezas de su gerencia media y gerencia alta y tratar entonces de que ocurra la transferencia de conocimiento, ya por medio de conversatorios, comunidades de aprendizaje, o talleres formales e informales.

Puede pasar sin embargo, que la gerencia media y alta, se retire en la búsqueda de otras oportunidades, e inclusive se vayan a otros países, ahora que Europa trabaja como un solo país y América recién estrena la posibilidad de trabajar sin fronteras, sumado a esto que se encuentran en mejores estados financieros y con menores inflaciones. En este ambiente adverso de crisis económica, diáspora laboral, y decaimiento emocional general, es que se debe actuar y hacer proyectos de bienestar personal o grupal. Es necesario, pues conocemos que la economía son ciclos y debería en algún momento pasar que se comiencen a reanudar poco a poco las operaciones, encontrando RRHH, que ya no cuenta con personal calificado para ejecutar sus trabajos específicos.  La gente de RRHH es fundamental en el manejo de situaciones complejas como esta, siempre y cuando pueda percibir las necesidades y tenga la disposición para hacerlo.

 -“Lo peor es siempre, no hacer nada… “susurró el gerente general, en la reunión de generación de estrategias.  El sabe además, que atado de manos como está y sin producción, se  podría inducir a un cierre y la pérdida irremediable de todos los puestos de trabajo.

Las empresas no deberían requerir que las salven, deberían salvarse solas, mientras que el Estado se ocupe de generar y mantener las condiciones idóneas para que crezcan y germinen. Pudiéramos hablar de un término que tiene que ver con los sistemas y los vínculos entre los organismos sociales; la podemos llamar la “Ecología laboral”.  Se trata entonces que RRHH en su labor estratégica junto a la gerencia, se esfuerce en generar ambientes propicios para la comunicación y la información, el adiestramiento solidario, la cooperación, la solidaridad, el acompañamiento, el coaching, el aprendizaje y la escucha efectiva y por sobre todo afectiva, entre otros aspectos. La gerencia de RRHH en la ocasión de generar las condiciones de aprendizaje en comunidades de práctica, habrá de hacer primero un inventario de los talentos dispuestos a generar aprendizajes y enseñanzas, y en toda la cadena de valor, incluyendo sin lugar a dudas a los proveedores y a los clientes.  Involucrar a los proveedores en la ecología laboral, sería una esperanza para un nuevo comienzo al igual que los clientes que seguramente estarían muy interesados en el comienzo de producciones necesarias para todos. 

La ecología laboral en tiempos de crisis como la nuestra, se podría convertir en una esperanza, en promover emociones que nos orienten a la positividad, aunque el entorno le sea adverso.

Es muy probable que en estos momentos, los proveedores se encuentren dispersos en la medida que no consiga despachar materia prima y los clientes que no tengan productos para vender. También, los dueños de empresas de una determinada cadena de valor, podrían desarrollar planes estratégicos conjuntos que pudieran beneficiar a todos, mostrando sus fortalezas, en un ejercicio maravilloso de reinvención e innovación para generar oportunidades en base a las fortalezas del sistema mismo.

Usted, amigo lector o lectora dirá que suena bien, pero que no se explica cómo se hace. “Lo peor es no hacer nada.” Hay que moverse, evaluar, consultar, generar nodos y vínculos, compartir fortalezas, ayudar, y cooperar. Cada quién, dentro de su propio entorno ecológico laboral, deberá encontrar cual es la mejor manera de salir del “no hacer nada mientras tanto”.

¿Qué estoy haciendo yo mismo, ahora? : Voy a dictar varios talleres a principios del año próximo, estamos haciendo temporadas de cine con películas que promueven los valores, conversatorios, acercamientos, sesiones de coaching…. No tengo más nada que decir para cerrar.

Alberto