Gestionar la comunicación en la empresa - Parte 2

Para mejorar la comunicación en las empresas u organizaciones sin dudas tiene que ver con aprender a escuchar. La escucha es un acto de reconocer al otro que nos habla, como un auténtico ser humano. Se trata de que como dicen los principios de la ontología del lenguaje, que todo depende de la interpretación que se haga de lo que se escucha, y en ese principio, ambas partes deciden aceptar las diferencias, comprender las distinciones de las cosas y cerrar las brechas que imposibilitan una comunicación asertiva.

La comunicación no ha sido atendida correctamente en las empresas, de hecho, se ha dejado que la comunicación informal o de pasillo sea la que marque la pauta de los directores y gerentes. Tradicionalmente se decide alguna estrategia comunicacional cuando ya es del conocimiento general un acontecimiento o noticia. Los gerentes debemos adelantarnos a las matrices de opinión, a las olas de información, y generar de forma oportuna lo que la gente debe saber o quiere en un momento determinado. Generalmente cuando la alta gerencia realiza un comunicado, lo hace de mala manera quejándose de la actitud de la gente en la ocasión de hacer conjeturas, realizar comentarios y exigir respuestas. ¿Qué tal si los gerentes se acostumbraran a gestionar la información apenas ocurra y no asumir que al resto no le va a interesar o importar? La realidad es que los eventos siguen ocurriendo y los gerentes siguen estando en deuda, convirtiéndolo en un ciclo o bucle de información retrasada, incompleta e inefectiva.

Cuando las empresas al fin logran estructurar una estrategia de comunicación, lo debe hacer en la convicción de que será mejor que la comunicación nula o casi nula con la que contaban antes. Desde allí y con los recursos adecuados es que se pueda realizar un sistema de comunicación integral que permita de manera coherente presentar una opción fiable, sincera, valedera, agradable y oportuna de contar con la información que se requiere. Mucha de esta información nace entonces, de las diversas manifestaciones de comunicación social que ocurren en el ecosistema laboral y hacia una ecología laboral en comunicación positiva. Desde esta estrategia se pueden coordinar acciones que redunden en el bienestar bio psico social y espiritual de los integrantes del sistema.

Las formas en que nos comunicamos en las empresas son variadas, así como pueden ser orales, escritas, o visuales. Las formas que hemos conseguido para comunicar efectivamente y en forma coordinada con la estrategia, son:

• ·         Carteleras públicas. Las carteleras siempre sirven para informar, sobre todo si están ubicadas en lugares de paso. Estructurar la forma, el color, la diagramación, ha servido para nosotros para informar que los contenidos se han actualizado. Tener o contar con una paleta de colores, formas y signos, ayuda a que se sientan actualizadas y permitan a la gente a buscar nuevos contenidos.
• ·         Revista corporativa. En la misma paleta de signos y colores, se estructura la revista corporativa. La revista corporativa debe ser elaborada por la gente y para la gente. Se deben tratar problemas e inquietudes comunes y sin pasar por censura previa. Todos los involucrados pueden escribir y proponer sus dudas o comentarios. Los involucrados en el trabajo, alcanzan y agrupan a los sindicatos, obreros, empleados y en algunos casos, en la cadena de valor, se les da espacios a los proveedores y a los clientes. En ella se muestran los cumpleaños, las fiestas, las celebraciones, los eventos la responsabilidad social de los trabajadores, sus historias, los nuevos productos, etc. Debe ser una conjunción de informaciones que habla de la democracia, el respeto, la escucha, la confianza y el compromiso.
• ·         Audiovisuales. Una forma muy efectiva de comunicación y a veces como apoyo a las carteleras, son los sistemas de vídeo. En ellos solemos reforzar las comunicaciones, los hechos, lo que le sucede a la misma gente, fotos, recuerdos, noticias, videos, juegos. Estos medios me han resultado poderosos, pues se trata de contar historias casi en tiempo real, ya que se pueden actualizar contenidos en el momento que el contenido sucede. Contar con un tablero de control de todos los medios me permite contar con la oportunidad de la información.
• ·         Charlas, foros, video cines. Sirven para informar, escuchar inquietudes y poderlas entender y darle solución antes de que se conviertan en problemas reales. Sirven para transmitir valores, fortalezas, ideas y emociones.
• ·         Habladores. Los tenemos en la empresa, en las entradas. Son “muñecotes” informativos, como pizarras que anuncian eventos, charlas o talleres. Se actualizan de acuerdo a lo que se coordine con RRHH en el caso de adiestramientos especiales.
• ·         Plaza pública o sala de descanso. La legislación nos lo pide. Es el epicentro donde nace las matrices de opinión o las tendencias de información. Es allí también donde se debe mantener sistemas de información, como buzón de sugerencias, quejas o reclamos. Se hace en concordancia con el departamento de higiene y salud y el de RRHH. Pendones y habladores informativos son necesarios.
• ·         Pendones, dípticos y trípticos. Son una forma antigua y tradicional de informar. Desde allí se estructuran conceptos, talleres, mensajes o valores. Tienen inmediatez en la información.

·         Por último y no menos importante, se incorporan los conocimientos de las redes sociales, como Facebook y Twitter que generalmente maneja mercadeo. También se agrega el blog de la empresa y todos los sistemas digitales que estructuren o generen contenidos públicos. Este es de los más complejos ya que cuesta que los que generan contenidos digitales se ajusten a las estrategias de información y comunicación.

Para un próximo post, voy a tratar acerca de los tipos informales de comunicarnos, que sin duda, estructuran lo que hemos llamado como la Ecología Laboral, un ecosistema de gente en una empresa que convive, aprende, trabaja, estudia y se compromete. Sería como,

• ·         Comunidades de práctica
• ·         Comunidades virtuales de aprendizaje
• ·         Adiestramientos voluntarios
• ·         Comunicación tácita-tácita
• ·         Transferencia de conocimiento tácito a manuales, especificaciones y mejores prácticas
• ·         Indagación apreciativa
• ·         Promoción del bienestar
• ·         Story telling apreciativo (Cuenta-cuentos)

Si la comunicación tiene que ver con el 90% de los problemas en los proyectos, quizá sea equivalente en los procesos internos de las organizaciones. Cualquier cosa que hagamos sin duda, va a mejorar ese porcentaje.

Nota: la foto es cortesía de Luis Semprun y trata de las cordilleras nevadas en Venezuela