La Comunicación en la Gerencia de Proyectos

Post en colaboración de:
Jaime Llauradó, Barcelona España
Alberto Lindner, Caracas, Venezuela

La comunicación es una de las nueve variables o áreas de conocimiento que plantea el PMI.
Sin embargo, en ninguna de las ingenierías o arquitectura se incluye la comunicación como área temática curricular, por lo que los futuros gerentes de proyectos, deberán aprender de forma intuitiva en sus primeras experiencias. La comunicación es un área compleja determinada inicialmente por el modelo aristotélico, que enunciaba que debía existir un emisor, un mensaje, un receptor y un efecto.

Posteriormente los ingenieros eléctricos Shannon y Weber modelaron el proceso de comunicación un poco más complejo, basado en el comportamiento de equipos de señales eléctricas, indicando que había una fuente de información, un emisor, una señal emitida, un medio (que podía producir ruido), un emisor, una señal recibida y un destino.
Explicaron posteriormente que las causas de ruido se podían deber a varias causas entre las cuales estarían las semánticas, es decir lo ocurre cuando el receptor y el emisor no atribuyen el mismo significado a las señales enviadas.

Imaginemos por un momento el siguiente ejemplo:
"Jaime le pide a Santiago que le entregue el salero que está al otro lado de la mesa" Sencillo no? Santiago le pasa el salero y fin de la historia. Imaginemos ahora los siguientes escenarios:

a. Santiago sabe que Jaime es hipertenso y no puede comer sal.
b. Santiago es supersticioso y piensa que pasar el salero traerá mala suerte
c. Santiago es el jefe de Jaime y le molesta que le pida cosas.
d. Santiago es el Chef de la cena y se ofende porque Jaime le quiere colocar mas sal a la comida.

¿Cuáles serían ahora las respuestas?

No solo es el mensaje claro, sino que hay que analizar a los involucrados, (stakeholders) y también el contexto en que se desarrolla la conversación y la comunicación.

"Alrededor del 90% de los problemas de un proyecto pueden ser rastreados hasta
llegar a un problema de comunicación." (Guarnuccio,J, 2010)

Ahora imaginemos un proyecto, formado por muchos relacionados, con diferentes formas de pensar, de actuar y con diferente experiencia acumulada y en variadas fases, ¿No es mucho más complejo de lo que pensamos y necesitamos desarrollar competencias para una comunicación eficaz?

Queremos plantearles, la siguiente pregunta a debatir:

¿Qué tipo de competencias requiere desarrollar en comunicación, el Gerente de Proyectos para gestionar con efectividad un proyecto?
(Se entiende que competencias es la suma de habilidades, conocimientos y valores)

Del modelo del Dr Berlo, se derivan muchas cosas, basadas en el proceso mismo que quel Emisor emite una idea, encodifica el Mensaje, lo envía por un Medio, llevando un mensaje, hasta que lo decodifica el Receptor y produce un Efecto. Habría que incluir tambien en que el receptor a partir de ese momento se convierte en emisor y comienza el proceso de la dialectica.

Las competencias sequeridas según el modelo son,.
Habilidades, conocimientos y valores (Competencias de comunicación)

Habilidades
1. Hay un tema de actitud en el emisor, dependende del análisis de la audiencia
2. Debe comprender la existencia de los sistemas sociales. No es lo mismo comunicarse con obreros que con doctores. Ese es un problema cuando un doctor da una charla y no es comprendido por nadie en la audiencia.
3. Debe ser capáz de poder encodificar un mensaje de acuerdo al medio escogido. En algunos modelos se diferencian medio y canal. Yo prefiero hacer la distinción, nombrando canal al auditivo, visual, etc y medio, al impreso como minuta o periódico, medio audiovisual, etc. Un buen comunicador debe conocer los medios y los canales que dispone.
4 Adaptación. No siempre un GP va a contar con todas las herramientas y debe tener la capacidad de utilizar la mejor.
5. Debe desarrollar la habilidad por medio de la cual, se logra que la audiencia o el equipo de proyectos logre decodificar y entender el mensaje gerencial.
6 Redactar el mensaje correctamente y estructurarlo para que sea comprendido. Al fin y al cabo, como decía Aristóteles, se busca un efecto.
7 Decía Shannon y Weber que se podía producir ruido en el canal usado debido a defectos varios, entre los cuales estaban los semánticos. El GP deberá en lo posible evitar y minizar el ruido en el canal o el medio. Si lo detecta debe realizar correctivos.
Conocimientos.
1. Definitivamente un conocimiento de PNL, Programación NeuroLinguistica, para determinar en la audiencia los visuales, kinestésicos y auditivos.
2. Cultura. Esto podrá ser una habilidad y hasta un valor, pero el conocimiento en este caso en gerencia de proyecto, es saber del tema que está transmitiendo.
Valores.
1. Definitivamente debe ser ético
2. Responsable y puntual. Una comunicación en el tiempo correcto es mas eficaz.
3. Socialmente responsable. Trato comunicacional adecuado.
4 Visión compartida. Definitivamente se debe desarrollar un objetivo común hacia el que el equipo se dirija.

Fuentes:

1.Guarnuccio,J, 2010. Gestión de la comunicaciones del Proyecto. Barcelona: On line Business School
2.PMI (2008). Project Management Book of Knowledge. PMI
3. Berlo, David K. (1996). El proceso de la comunicación. México, El Ateneo.
Imagen:
Tomado de Blog Zona Comunicativa (2010). Los modelos de comunicación. http://zonacomunicativa.blogspot.com/2007/02/los-modelos-de-comunicacin.html Recuperdo el 18 de Julio de 2010.