El mapa de la comunicación en proyectos

De las cosas más simpáticas que he escuchado, es que un consultor vive de dibujar “pelotas y flechas”. Y es un poco verdad, cuando se es capaz de conceptualizar la realidad de un cliente en un esquema, mapa o dibujo. Hace algunos días, mi amigo virtual Amalio Rey, @arey, discernía sobre la importancia de los modelos , una especie de maquetas que lograban simular la realidad para poder entenderla, visualizarla y mejorarla.

En el caso de los mapas mentales, el consultor escucha a su cliente quién expresa su problema, su entorno, sus manifestaciones y consecuencias. Es allí y tras luego de analizar el contexto, en que el artesano puede llevar la realidad evidente a un simple mapa. Por una parte, conceptualiza el problema, por otra, lo esquematiza, dividiéndolo en partes sucesivas o concatenadas. Transformar la realidad en “pelotas y flechas” puede ser evidente para el consultor; no tanto quizá para su cliente. Si así fuera, no hiciéramos falta.

El consultor debe desarrollar competencias para mapear la realidad. Eso se logra con “mucho mapear”, así como quién dice alguna vez, “luego de tanto escribir, escribí”

Para mapear la realidad, el consultor, necesita además, experiencia en el tema, ya que las lecciones aprendidas y las mejores prácticas, vienen a ser uno de los principales ingredientes. Por otra parte, debe liberar su lado derecho del cerebro el creativo, holístico y conceptual. Se trata también de un diálogo dialéctico entre la realidad y lo conceptual, una vez se entiende el problema y se convierte en formas y significados. Reducir a “pelotas y flechas” suele sonar simplista y elemental, pero en la realidad es todo lo contrario, es la capacidad de encriptar un suceso, un evento o un problema en un simple esquema, para ser recuperado luego, para mejores usos. El Consultor “mapeador” llega a ser capaz de desarrollar un mapa, que pude ser comprendido, desarrollado y aplicado nuevamente, en algún caso específico que pueda llegar a requerirlo.

De los mejores ejemplos de mapas mentales, se encuentra el desarrollado por Tony Buzán, quién plantea que se puede enseñar a mejorar las capacidades del cerebro. Más allá, ahora pienso que básicamente, se aprende a comunicar los dos hemisferios de nuestro cerebro para hacerlo más creativo e innovador. Al final, se obtiene un mapa que es fiel concepto de la realidad, y que de mi perspectiva, ha de evolucionar, para llegar a convertirse en el mejor “repositor” de información que exista. La capacidad de almacenar en una página, todo un libro de conceptos, ideas y aplicaciones, y con solo usar, pelotas, flechas, dibujos y símbolos, es un valor ganado.
Del mapa presentado hoy, se deduce que podría ser el mapa del ciclo de la comunicación en un proyecto, y aplicable a cualquier gestión de procesos igualmente tanto para la industria manufacturera como la inmobiliaria.

Proceso de la comunicación en un proyecto
• Generar. Luego de planificar la comunicación del proyecto y definir los relacionados o interesados, se genera la información necesaria del proyecto
• Recopilar. En forma ordenada, se documenta, analiza y clasifica.
• Distribuir. Se revisa al plan y se difunde de acuerdo a las necesidades y a la estrategia de distribución de información, tratando de dejar documentado las entregas, los medios empleados y los destinatarios. Se debe establecer los mecanismos de la gestión de evacuación de respuestas, comentarios y modificaciones a los documentos
• Almacenar. También en la planificación se establece si la documentación será en físico o digital, así como los sistemas de almacenamiento y uso apropiado. Se establecen los niveles de responsabilidad de almacenamiento, manejo y uso.
• Recuperar. Al estar documentadas y almacenadas, toda la información puede ser utilizada en cualquier momento, ya sea para su uso en el proyecto o como data de futuros desarrollos.
• Actualizar. La información almacenada y recuperada es analizada nuevamente y re-utilizada en futuros desarrollos y procesos de forma tal que se establezca un ciclo positivo de mejoramiento continuo de los procesos de comunicación.

Luego de mapear, la realidad nunca llegará a ser la misma. Será mejor, sin duda.