Procesos o proyectos, ¿cuál debe atender más un gerente?

ƒ “Un PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado único crear un producto, servicio o resultado único .Project Management Institute, según PMBOK

"Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar transforman elementos de entrada y los convierten en resultados." Wikipedia, 2015

 "es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez".Wikipedia, 2015

La diferencia la marca la tercera frase. Cuando producimos los ,mismos productos una y otra vez, hablamos de procesos, cuando obtenemos un producto único e irrepetible, es un proyecto. Sin embargo, los proyectos que son de un producto único y que entrelaza actividades,requiere de procesos internos que le permitan avanzar de una fase a otra. Según el Project Management Body of Knowlwdge, PMBOK, (Cuerpo del conocimiento de la gerencia de proyectos), cada fase requiere de procesos específicos; unos de inicio y cierre y los internos basados en los procesos de calidad total que son la planificación, la ejecución, el seguimiento y control. Son cuatro, pues de nada sirve hacer un plan y ejecutarlo, sino sabemos dónde, cuándo, con quién o cómo vamos a llegar al final. Hacer un plan y ejecutarlo, no garantiza que lo vamos a hacer como estaba planificado; se requiere hacer seguimiento y aplicar las correcciones o acciones que se necesiten para volver al plan original.

¿Por qué es necesario que los gerentes conozcan esto y sus diferencias? Pues porque los procesos continuos también son objeto de observación y medición de indicadores para que no se desvíen los resultados y se salgan de los controles de calidad. Cuando eso ocurre, acudimos a proyectos de mejora continua como las de Seis Sigma y también la implantación de 5S. Los proyectos Seis Sigma se fundamentan en la observación de los procesos, la toma de la data o medición, la interpretación que hagamos con ello y la ejecución de intervenciones para regresarlos a control. Para 6S, las fases de los proyectos de mejoras de procesos son, Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. (Cuyo acrónimo en inglés es DMAIC). El proyecto de mejora de procesos en este caso, conlleva el diseño de los procesos de control para que habiendo ocurrido alguna desviación, se cuente con indicaciones a hacer para regresar el proceso a control.  Los procesos repetitivos que producen productos una y otra vez, son aquellos de producción en serie, como de comida, ropa, equipos, repuestos, etc.

Los proyectos únicos se refieren a edificios, equipos especializados, y aquellos mas cortos como eventos, charlas, fiestas, matrimonios, etc. Todos, sin excepción, son objeto de aplicación de los conocimientos de la gerencia de proyectos y cuyos procesos internos en cada fase son, planificar,. ejecutar, hacer seguimiento y controlar o establecer los correctivos, hasta obtener el producto de esa fase o el producto final. Ambos, procesos y proyectos, se analizan como una linea de producción donde existen proveedores, materia prima, procesos de transformación de la materia prima, y la obtención del producto terminado. 

En el área de gestión de gente es importante, que el gerente conozca y distinga a los procesos de RRHH y a los proyectos que incluyen procesos. Del conocimiento del PMBOK en su capítulo de gestión de RRHH podemos entender, comprender y analizar los procesos internos en un proyecto, que por demás, son totalmente aplicables, ya que si la distinción es la cualidad del producto, lo que hace un gerente de gente se parecen mas a proyectos que a procesos. 

Veamos cuales son:

Fase de Planificación:

9.1 Desarrollar el

Plan de Recursos

Humanos

Fase de Ejecución:

9.2 Adquirir el

Equipo del

Proyecto

9.3 Desarrollar el

Equipo del

Proyecto

9.4 Gestionar el

Equipo del

Proyecto (Tomado del PMBOK, 4ta versión)

Como podemos observar, los procesos de un proyecto tienen mucho que ver con las gestiones recurrentes de un gestor de gente. Debe sin dudas tener o desarrollar un Plan Anual de Gestión de Gente, luego seleccionar, contratar al personal necesario, desarrollar a su equipo de trabajo mediante un plan de crecimiento personal y bienestar, para luego establecer los procesos de gestión de desempeño. Observamos que el PMBOK, sin embargo, no cuenta con procesos de seguimiento y control que el la 5ta versión con la inclusión de la gestión de los Involucrados (stakeholders), define como "el control del compromiso de los involucrados". De igual forma, a los efectos de los procesos del gerente de RRHH, tendríamos:

Seguimiento y control:

xx. Control del compromiso del talento humano, que involucra la medición y seguimiento del clima organizacional, los planes de adiestramiento y diversión, los activos intangibles, los beneficios no monetarios, la inclusión, el respeto y la tolerancia. También se encuentran los procesos recurrentes de toda empresa.

Quizá, en nuevas versiones del PMBOK deberíamos agregar, el seguimiento y control de la Gestión de Gente.

Alberto.

Referencias:
-Fuente de la imagen: http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming 
-Gestión de stakeholders en SlideShare, http://es.slideshare.net/wnaggar/pmp-10-project-stakeholder-management?related=2 
-PMI. http://www.pmi.org/