La Gestión de Proyectos para Principiantes

Estoy convencido que todo el mundo sabe ejecutar proyectos.  La diferencia está, en mi forma de ver, en la metodología y en el conocimiento de la existencia de diez variables, que los entendidos en gerencia han llamado las áreas de conocimiento. Lo que voy a tratar de hacer, es demostrar a través de un sencillo ejemplo,  lo fácil que es ejecutar un proyecto, mediante el manejo de sus variables y entendiendo sus procesos.

Lo primero que hay que definir, es cuál es el objeto que deseamos obtener luego de planteado el proyecto. Acto seguido, estructurar las instancias o fases. Las fases son pedazos en que se puede descomponer un proyecto para obtener subproductos de cada uno que son necesarios para comenzar la otra fase. Las fases pueden depender del proyecto que queremos realizar. Las fases para construir una casa, pudieran diferir en algunas o en todas  las fases, de un proyecto de software por ejemplo.

Pero hagámoslo fácil. Todos hemos organizado una fiesta alguna vez. Se trata entonces, de celebrar el cumpleaños de boda de oro, de nuestros padres. El gerente de proyecto, deberá en primera instancia verificar si sus padres van a estar en la ciudad en esa fecha (Conozco un caso...). El cumpleaños es dentro de tres meses y cada hijo ha aportado 500 unidades monetarias,UMT, para llegar a un total de 2000.00. Tenemos entonces un “Proyecto”, que viene a ser la celebración de la fiesta. Contamos con recursos, y tiempo de ejecución y un producto, único e irrepetible.

Las fases de la celebración de una fiesta pudiesen ser, los preliminares y la planificación, la celebración y la cancelación de cuentas; tres fases. En la primera fase habrá de estructurar  y definir en primera instancia (y necesariamente) el alcance y el lugar de la celebración. El lugar se escogerá ajustado a presupuesto. Las variables a manejar son:

Alcance. Tipo de fiesta, lugar, definición de amenidades, calidad, cantidad de invitados, tarjetas etc. Todo debe estar definido en la planificación. En proyectos, se llama Estructura de Descomposición del Trabajo, EDT.  Del EDT se podrá estructurar las actividades y tareas para lograr el objetivo. Es un insumo para la gestión de la duración del proyecto.  El alcance es una fiesta de aniversario de bodas de oro, no incluye bautizos, cumpleaños, etc. No sirve el "ya que" (Ya que vamos a hacer una fiesta, vamos a incluir...)

Tiempo. Se debe hacer un cronograma para cada actividad crítica. La reserva del lugar es crítica para seguir las otras actividades. El gerente de la fiesta deberá hacer un esquema en una hoja donde en el eje vertical coloque las actividades y en el horizontal, el tiempo. La última actividad no puede estar después de la celebración de la fiesta, a menos que sean las cancelaciones de las deudas (o pagar algunos platos rotos). Debe saber que hay actividades que pueden comenzar junto a otras, pero también hay actividades que requieren que la que la precede haya terminado. En construcción, se ve más fácil; no puedo construir el segundo piso, si no he construido totalmente el primero, por ejemplo.

Costos. Se hará un presupuesto. En el alcance se realizará el EDT y se tendrá conocimiento de todo lo que se desea hacer en función del producto. Se decide el tipo de comida, la bebida, la música y se le asignan recursos y al final obtenemos un presupuesto estimado. Durante la fase de planificación se deberá revisar el presupuesto y actualizarlos para que se ajuste a lo inicialmente acordado.

Las tres variables mencionadas constituyen lo  que la gerencia de proyectos denomina, la triple restricción; lo que es, lo que cuesta y lo que dura. En algunas ocasiones incluimos a la Calidad. La calidad es ajustarse a lo planificado y no obtener un producto distinto a lo que especificamos.

La quinta variable son las adquisiciones. Representa lo que tenemos que adquirir para terminar el proyecto. En el caso de la fiesta pudiera ser, los arreglos forales, o cualquier otro equipo o material que se requiera. En esta variable se manejan los contratos, los subcontratos y las condiciones de ejecución.

Gestión de gente. Saber quién va a hacer qué, es un fundamental. El gerente de la fiesta se hará acompañar de familiares que harán que los subprocesos se lleven a cabo.  Contar con un excelente equipo es prioritario para obtener un buen producto. En algunos casos se requerirá realizar adiestramientos previos. A partir del 2013, el nuevo PMIBoK, contempla una nueva área de conocimiento, los “stakehorders” o los involucrados. Habrá que leer el nuevo texto a ver porque es una nueva área.

Riesgos. Contemplar lo que pueda ocurrir es importante pues nos induce a tener estructurado un plan de reacción. Hay eventos que no se consideran en una fiesta como el caso de un sismo, pues ni siquiera los invitados llegarían a ir, si ocurriese. Las lluvias si deben ser contempladas, así como las condiciones del tráfico de la ciudad. La gerencia de proyectos ahora, no solo contempla los riesgos, sino que  debe considerar todos los eventos. Habrá algunos que operan en beneficio de la duración,  en caso de ocurrir.

La comunicación en gestión de proyectos es fundamental. Ya dijimos que podemos hacer una fiesta para los padres pero que estos no se encuentren en la ciudad. Comunicar los avances, tropiezos, complicaciones y beneficios es necesario para todo el equipo. Se evitan re trabajos o confusiones innecesarias. Lo que nunca debe hacerse es decidir algo y pensar que todo el equipo lo va a descubrir por sí mismos.

La novena variable es la Integración. El manejo de esta variable le va a permitir al gerente encargado del proyecto, tener una visión sistémica de lo que está sucediendo. Cambiar el costo puede alterar la calidad y el tiempo. Cambiar el alcance puede ser muy riesgoso pues podemos alterar el cronograma y no poder controlar algunas actividades aún desconocidas. La integración como visión de sistemas y manejos del conocimiento, le va a permitir pasar de una fase a otra sin complicaciones.

Los procesos internos que ocurren en cada fase, vienen de “calidad total” y su famoso, Plan , Do, Check, Act.  O dicho  más fácil, planificar y ejecutar, a la par de que se hace seguimiento y se controla cualquier variación que nos aleje de los objetivos parciales y la obtención del producto del proyecto, que en este caso, es la fiesta. Saber que estas variables existen y tenerlas en cuenta, hacen que baje los niveles de estrés que a veces acompañan a pequeños eventos de la vida cotidiana. Desarrollar los pequeños proyectos de la vida, con eficiencia y efectividad, seguro nos hará mejores gerentes para poder afrontar proyectos de mayor envergadura, costo y duración. Todos hacemos proyectos permanentemente. Si nos acostumbramos a llamar a cada cosa por su nombre, nos hará más eficientes como personas.

Felices fiestas.