La Gestiòn del tiempo

Gerencia de Proyectos, la gestión del tiempo
En la gerencia de proyectos tal y como lo plantea el Instituto de Gerencia de Proyectos, PMI, las variables o llamadas áreas del conocimiento llegan a 9. Eso por que incluyen a calidad como una variable, cuando en algunas normas internacionales, se asume la calidad como “calidad de gestión” al manejar de forma inter relacionada, todas las variables.

La triple restricción de la gestión de proyectos, la conforman, el tiempo, el costo y el alcance. Es decir, lo que debe durar, lo que debe costar y lo que acordamos que fuera. Lo llamamos restricciones, pues al inicio, esperamos que algo cueste lo acordado, me lo entreguen en el tiempo estimado y me entreguen lo especificado, ni más ni menos.
El manejo del tiempo como una restricción y como una variable, es fundamental para cualquier gerente de proyectos ya que su “ciclo” abarca o se relaciona con otras variables o áreas del conocimiento.
El ciclo lógico de la gestión del tiempo, tal y como se expresa en la norma ISO 10006 es,

Definir las actividades
Definir las relaciones lógicas entre cada una de ellas. Revisar lo aprendido anteriormente.
Estimar y asociar recursos a cada actividad, ya sea en mano de obra, materiales o equipos.
Asociar costos a los recursos de las actividades
Estimar riesgos, probabilidades y eventos
Estimar duración de las actividades
Elaborar el programa
Difundir oportunamente y comunicar a los interesados
Ejecutar. Revisar y actualizar el plan
Registrar lecciones aprendidas

Son 10 actividades o procesos que debemos realizar para el manejo del tiempo, entendiendo que el modelo es cíclico y que se realimenta de las experiencias, en los cambios, y cuando debemos adaptarnos a algún evento o cambio de alcance. Observamos que la última actividad o proceso es el registro de las lecciones aprendidas para poder elaborar el manual de mejores prácticas, o lo que es lo mismo, la mejor manera que tenemos de hacer las cosas, ya sea en sintonía con los recursos, con la realidad de una empresa o de acuerdo a un proyecto especifico que deseamos ejecutar.

Las lecciones aprendidas en la gestión del tiempo, no solo está circunscrita a las variaciones en el manejo de los procesos internos del tiempo como variable, sino del manejo de la interrelación del tiempo con la gestión de los riesgos, de los costos, del alcance, de la comunicación y de los recursos. Todos tienen o guardan una relación directa en la ejecución del ciclo del tiempo y genera relaciones a veces difícil de entender ya que se solucionan en la visión integradora del Gerente de Proyectos.

Planificar, ejecutar y controlar son los procesos internos de cada fase del ciclo de vida de un proyecto. Así, algunos procesos de los listados se darán en alguna fase específica. Claramente se entiende, cuando vemos que la revisión y actualización del plan se produce en la fase de ejecución o de puesta en práctica del proyecto. Cada fase planifica, ejecuta y controla. Y lo vemos en la fase de diseño de un edificio o de un producto, y lo vemos también en la fase de ejecución. Es en esta fase de ejecución que aparecen procesos del manejo y control de las desviaciones que ocurran y el manejo de los cambios. Su ciclo podría definirse como;

Identificar desviaciones
Identificar causas
Revisar como las resolvimos anteriormente
Implementar acciones
Aplicar variaciones integradas a otras variables
Registrar aprendizajes

Fíjense como en cada ciclo hemos dejado previstos procesos para la reflexión, el registro, la difusión y el mejoramiento continuo, al final.

“Hace algunos años, como por 1998, nos llamaron para realizar una remodelación masiva a una vivienda unifamiliar de 2.000 m2. El proyecto original, pertenecía al mismo arquitecto que habría de realizar el proyecto de remodelación. Básicamente consistía en actualizar todas las instalaciones, reemplazándolas por nuevas, reforzar la estructura para adecuarlas a los cambios que en materia de sismo habían ocurrido, mejorar los acabados y abrir espacios para mejorar la luz dentro de la casa”. El alcance parecía definido, pero como en todas las remodelaciones masivas, “lo mejor está por venir”

La triple restricción que siempre ocurre, ya con el alcance “casi definido”, solo quedaba el costo y el tiempo. La verdad es que como había un equipo de alta confianza, el presupuesto original funcionó como una restricción relativa; el problema ocurrió con la restricción del tiempo. A la Propietaria ya le habían advertido que a los contratistas hay que darles limites para que no se atrasen, peo en nuestro caso, esto fue algo diferente. Comenzamos en Octubre del 98, y nos dijo que para marzo de 2000, ya tenía contratada a la orquesta para la inauguración de la casa. Un año y cuatro meses.

De las tres restricciones, el costo está relativamente aceptado dada la confianza en el equipo y en unos parámetros iniciales; del alcance, solo se sabía lo esencial, y del tiempo, con un hito absoluto, sin saber del alcance real. En fin, todo un problema importante que debía hacer que nos pusiésemos en marcha lo antes posible. En proyectos de este tipo, donde el tiempo es la mayor restricción, ya que era imposible alegar retrasos, pues la fecha era inamovible, se hace necesario planificar lo mejor posible y establecer pautas en el programa, hitos, recursos, compromisos y comunicación eficaz.

Durante la exploración de las fundaciones, descubrimos que no eran aptas para mayores cargas, por lo que hubo que hacer proyectos y ejecución de nuevas fundaciones, en el alcance se agregó un nuevo bloque de vivienda de dos pisos, se removieron los techos y solo se dejo la estructura básica. Total, un cambio de alcance importante, pero que no hacía posible el desplazamiento de la fecha de entrega; un año y cuatro meses.

Lecciones aprendidas.
Para la ejecución de la obra con una restricción absoluta en el tiempo, tuvimos que se re estudiaran los recursos. Basado en obras anteriores, se llamó a trabajo a los mejores talentos que conocía, y capaces de entregar un “extra”. También se decidió trabajar medio turno adicional, hacer los sábados un día laborable, trabajar en las fiestas de semana santa y año nuevo y trabajar en las noches con las actividades no ruidosas.

Se estableció compromiso solidario entre contratistas y subcontratistas para alcanzar las metas. Los planes eran revisados capítulo a capítulo, semana a semana con cada especialidad. Las desviaciones en el tiempo eran analizadas y se buscaban sustitutos o alternativas de ejecución. Se reforzó la supervisión de los trabajos y se estableció un plan de incentivos para cada día que se ganara en el plan global.

Las restricciones en el costo se liberaron en función del tiempo y por la variabilidad del alcance. Todavía en la mitad de la ejecución de la casa, se realizaban cambios de alto impacto a la secuencia de los trabajos. Se tuvo entonces, que contratar un recurso que planificara por especialidades basado en el tiempo restante, como un cronometro. Se colocaron letreros por toda la obra con los días que quedaban para culminar y se movían diariamente. Se mantenía un plan macro de actividades actualizados que podía ser visto y analizado por cada obrero.

Lo interesante es que un proyecto pueda tener una restricción absoluta y permita planificar para lograr la meta. La restricción del alcance no puede ser libre pues aunque tengamos el costo libre para agregar recursos, llega un momento que aunque agreguemos mas, ya no se avanza en el cronograma y se vuelve ineficiente.

La obra terminó a tiempo. Tres semanas antes de que llegara la orquesta. Se tuvo tiempo de construir nuevos baños para la fiesta y un caney para la agencia de festejos.
El aprendizaje mayor, es que con recursos ilimitados, casi cualquier cosa es posible, pero el precio que debe pagar la gerencia de Proyectos, es muy alta, en stress, capacidad y moral. No debemos comenzar proyectos aunque la paga sea atractiva, sin que la restricción del alcance este absolutamente definida. El alcance, que siempre impacta en el tiempo, no fue en este caso,factor para la definición del hito de culminación de la obra, cosa que no debe ocurrir sin que el Gerente de Proyectos haya realizado el Plan Macro y defina cual es el mejor tiempo para terminar. Si existen varianzas, siempre existe la posibilidad de que se contrate a otro.