Muchas veces el FM o el gerente de proyectos, se encuentan en la disyuntiva de dar o no, el peso correcto a cada una de las variables que afectan el desarrollo de un proyecto particular. Es como un malabarista, que con tres pelotas "juega" a un equilibrio perfecto de sus componentes, calidad costo y tiempo.A veces, en mis clases de Planificación de obras, coloco un gráfico que representa una balanza; en el fiel, coloco indistintamente a cada una de las variables, repartiendo en cada lado de la balanza a las otras dos. Se trata de identificar entre las tres, cuál quedaría fija y con cuáles podría hacer de malabarista. (Los estudiosos de la Gerencia de Proyectos clásica dirían que además de estas tres, debería incluirse a Alcance, Integración, Riesgo, RRHH, Procura, y Comunicación)
Sin embargo, de las tres primeras, podremos recibir un producto de la calidad esperada o no, podremos recibir un producto mas barato o mas caro, pero definitivamente no nos sirve el producto, si no lo recibimos a tiempo.
Imagínense una novia que recibe su anhelado vestido, de una calidad extraordinaria, a la mitad del precio, pero al día siguiente del evento..!!! La verdad es que no es útil.
De las tres variables, definitivamente el tiempo es la que debería tener el honor que ocupar el fiel de la balanza ya que no permite ninguna desviación (o se paga a un alto precio). Las otras dos serían objeto de discusiones, pleitos o felicitaciones.
Es por eso, que cualquier Facility Manager o Gerente de Proyectos, debe realizar una planificación exhaustiva de su cronograma de actividades, tratando de llegar hasta el nivel mas bajo de ellas en su estructura, para poder así, manejar todas las ocho restantes variables que afectan el proyecto.
Programar es entonces, el principal atributo de cualquier gerente que pretende desarrollar una idea, un proyecto o una acción que por necesidad, quede limitada en el tiempo.
En el caso de los pequeños proyectos, cualquiera que ellos sean, sobre todo en servicios, se hace mucho mas evidente la necesidad de entregar en lo programado.
2 comentarios:
La gerencia de proyectos es el arte de dirigir el proyecto a través de su ciclo de vida, lo que involucra balancear una serie de demandas competitivas entre sí:
Identificar los requerimientos y las expectativas en torno al proyecto.
Satisfacer las necesidades de la organización, de los clientes o consumidores del resultado obtenido y del recurso humano utilizado para laborar en el proyecto.
Determinar el alcance adecuado para el proyecto, sobre la base de la situación y los objetivos.
Completar el proyecto en el tiempo establecido y que termine con un desempeño aceptable, usando para ello los recursos dados.
El desempeño debe entenderse en el contexto de la palabra PERFORMANCE, que implica que el proyecto es capaz de operar en base a las expectativas creadas por los distintos stakeholders.
Una creencia común en el mundo de los proyectos es la imposibilidad real de lograr controlar las tres variables simultáneamente de forma de ejecutar el proyecto en el tiempo, en el presupuesto y con el desempeño programado. En base a esto la gerencia del proyecto tendrá que negociar continuamente entre las tres vertientes del triangulo. Lo que hace que sea un triangulo es el eterno problema de la limitación de recursos. La escasez de recursos, según el cual, si por ejemplo se quiere terminar el proyecto en menor tiempo, ello significará sacrificar costo y calidad. Si se quiere un mejor desempeño, ello requerirá más tiempo y más presupuesto, y así sucesivamente.
Un buen emprendedor de proyectos sacrificará algo de tiempo y consumirá un presupuesto mayor, si ello implica mejoras en el desempeño que se traducirán en enormes ganancias en rentabilidad o prestigio. Un caso muy ilustrativo es el famoso éxito cinematográfico "La lista de Schindler", donde se gastó más dinero del esperado y tardó más tiempo del planificado, para al final lograr una calidad sorprendente que justificó económicamente la decisión, no sin antes superar grandes dificultades para convencer a los demás. Hubo un punto en la filmación donde Steven Spielberg, sin duda uno de los más grandes gerentes de proyectos cinematográficos de la historia, no sabía cuanto tiempo más le tomaría la filmación, ni cuanto más costaría, "solo sabía como quería que fuese el resultado final".
asi es, pero por otro lado, la película mas cara de la historia fue "SeeWorld" la de Kevin Costner y sin exito de taquilla ni críticas. Unas son de sal y otras de arena.
En cualquier caso prefiero terminar en tiempo.
Alberto
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