Movimiento oscilatorio amortiguado

(O como planificar en la Gerencia de proyectos)
Un día como ayer, (11 de marzo), me encontré con el abogado corporativo de la empresa y viendo que estaba como atareado, me pregunto a que se debía. Le comente que estábamos cerrando la planificación de las actividades de un taller corporativo extramuros que se va a realizar dentro de dos meses.

-¿Tanto tiempo antes?, me preguntó.
La respuesta aun me sorprende, pero será que de tanto hablar de gestión de conocimiento y sus modelos conceptuales, fue como se me vino a la mente, lo siguiente:

-“Resulta que los procesos de un proyecto son ejecución, planificación y control. Para poner en control las actividades de un plan hay que hacerlas o diseñarlas con tiempo pues son como el “modelo del movimiento oscilatorio amortiguado”, que se dibuja como una ecuación seno-coseno que se va haciendo más pequeña a lo largo del tiempo. (Se le oponen a la velocidad, el roce). Así son los planes, si se ha diseñado en un lapso de tiempo y lo adelantamos nos encontramos que es más probable que tengamos riesgos imprevistos de mayor impacto”

Hoy he dedicado un tiempo para buscar bibliografía que sustente tal arriesgado modelo y encontré uno muy bueno acá. Es bueno recordar un poco de física básica. Lo hace muy bien la Universidad de Sevilla, España.

A efectos de complementar las posibilidades del modelo, y asociarlo a la gestión de proyectos, indico que existen dos conceptos generales, la amplitud y la longitud. La primera tiene que ver con la intensidad y la magnitud de la fuerza, la segunda con la frecuencia de la onda.
Como metáfora del modelo, definimos que las ondas son los problemas a resolver, el eje horizontal, el tiempo y el vertical, la magnitud. (Yo no recuerdo tanto, los fisicos me corrigen por favor)

Al inicio del modelo, las ondas están más pegadas y más altas, pero en el tiempo, aumentan la longitud y disminuyen la amplitud, hasta detenerse.

Igualmente, y como modelo, los conocimientos que podamos tener como Facility Manager o como Project Manager sobre la metodología Seis Sigma y su control estadístico de procesos, nos aproximan al modelo planteado. Seis Sigma se centra en observar procesos, detectar oportunidades de mejora mediante la medición, para realizar análisis, establecer cambios y poder controlar. Si graficamos un proceso que no está en control, los puntos saldrán fuera de los limites de especificaciones. Al implementar mejoras a los procesos, estos puntos tenderán a pegarse o a acercarse a la tendencia central, así como una esbelta campana de Gauss, al final.

Igual ocurre en los proyectos, si tenemos el tiempo justo para planificar el proyecto, todos los puntos de inflexión, tales como riesgos,los no ponderados, las restricciones naturales o impuestas, las dificultades, etc, saldrán a la luz en la fase de planificación, y no en la fase de ejecución, donde será más difícil resolver o resultará mucho más costoso.
Por eso el modelo del movimiento oscilatorio amortiguado.

Dejemos que los problemas y restricciones no previstas aparezcan en el escenario inicial del proyecto, y junto a los involucrados, podamos resolverlos y darle continuidad a la forma de planificación para poder llegar a la fase de ejecución, sin mayores restricciones, o con la definición y mediación, si llegasen a aparecer.

Un poco lo que he pretendido al desarrollar este post, es como aflora o aparece el conocimiento tácito, y en la posibilidad que tengamos en convertirlo conocimiento explicito. La experiencia tácita hace que asociemos a otro conocimiento distinto a proyectos y consigamos una relación conceptual que pueda en un momento determinado, explicar una idea. Es un buen ejercicio que les recomiendo, que le permitan ocasionalmente al cerebro derecho, realizar un mapa, para luego explicarlo. Primero, nos vuelve mas creativos e innovadores, y podemos hacer que nuestras explicaciones sean mas amables y graficas. Segundo, hacemos gimnasia cerebral.

¿En este caso? Se trataba de explicar el porqué no se debe improvisar, apurar o saltar procesos en la Gestión de Proyectos, pues, tal cual como un resorte que rebota al soltarlo y hasta que se detenga, es un buen modelo para explicar que los problemas en la planificación de proyectos, serán mayores al inicio y debemos dejar que aparezcan para resolverlos.

En construcción tenemos una forma de desarrollar proyectos que se llama “Fast Track” que consiste en solapar la fase de planificación con la de ejecución. Quizá los que lo inventaron puedan implementarlo, pero nosotros, es mejor que nos atengamos a planificar correctamente y a tratar de ser pulcros en la ejecución. Nunca se nos olvide el efecto resorte:

Es más fácil parar un resorte cuando ya ha realizado movimientos oscilatorios amortiguados, que cuando apenas ha liberado la fuerza de compresión.

Lecciones de física aplicados a la gerencia de proyectos.

Textos consultados:

Universidad de Sevilla. Movimiento oscilatorio amortiguado. Recuperado el 12 de Marzo de 2011, en http://laplace.us.es/wiki/index.php/Movimiento_oscilatorio