Tips de Gerencia de Proyectos

Cuando uno piensa y actúa en los principios de Gerencia de Proyectos, es normal que comience a desarrollar actitudes tenientes a realizar una gestión de calidad. Ese es uno de los principales aportes del manual PMBoK y de la norma ISO 10006:2003.

En estas semanas hemos desarrollado algunos talleres de proyectos basados principalmente en ISO y ha generado comentarios y preguntas que vale la pena resumir en un post para que quede la traza.

Illo (anónimo) hace una serie de preguntas relacionadas con el alcance y las fases, que he tratado de resumir:

Anónimo dijo...
Puedes contestarme esto urgente gracias
2) Si un proyecto se divide en fases. ¿Qué ocurre dentro de cada fase?

3) ¿Qué relación existe entre el ciclo de vida de un proyecto y el ciclo de
vida de un producto? Explicar y dar un ejemplo que lo avale.

4) Las fases del ciclo de vida de un proyecto ¿pueden superponerse? ¿Porqué? Dar un ejemplo.

5) ¿Qué relación existe, si la hay, entre los factores ambientales de la
empresa, los activos de los procesos de la organización y la determinación del ciclo de vida de un proyecto?

diciembre 19, 2009 3:58 PM

Facility manager dijo...
Hola IIlo:
Por tus preguntas presumo que vas a presentar un examen de PMI o alguna tarea. Voy a tratar de ser breve, en responder. Toda esa información se encuentra en el PMBoK del Pmi

2)Si un proyecto se divide en fases. ¿Qué ocurre dentro de cada fase?
Dentro de cada fase ocurren procesos, que según el modelo PMI, son los procesos de inicio y cierre de la fase, e internamente, planificación, ejecución y control. Los procesos usan herramientas para llevarse a cabo.

3) ¿Qué relación existe entre el ciclo de vida de un proyecto y el ciclo de
vida de un producto? Explicar y dar un ejemplo que lo avale.
Por definición, proyecto es una serie de actividades, con recursos limitados con el objeto de obtener un producto único. Uno hace un proyecto para obtener un producto. El plan y el WBS (del producto) deben estar casados y vinculados. El ciclo de vida de un proyecto es para el desarrollo de un producto único.
Ejemplo? Como las fases las enuncia el gerente de proyectos, podría ser que una dama se va a casar y estima que su fase principal es el vestido de novia. Esa fase tiene un entregable único; no le sirve un día después por lo que el tiempo es la variable más importante a controlar. Los procesos de la fase serían planificación, diseño, ejecución y prueba en forma cíclica hasta que se haga la prueba final y esté listo para la boda.

4) Las fases del ciclo de vida de un proyecto ¿pueden superponerse? ¿Por qué? Dar un ejemplo.
Claro que se puede. Recuerda que el PMI no se fija fases ya que estas corresponden al tipo de proyecto. Por ejemplo en construcción, suele observarse que la fase de ingeniería de detalles se solape con la ejecución del producto en lo que llaman "fast track", es decir que comienzan con la excavación y fundaciones sin haber terminado el diseño.

5)¿Qué relación existe, si la hay, entre los factores ambientales de la
empresa, los activos de los procesos de la organización y la determinación del ciclo de vida de un proyecto?

PMI en su versión de construcción agrega a las nueve variables que conocemos, cuatro mas. Ambiente, seguridad industrial, finanzas y discusiones contractuales. La contrucción tiene un alto impacto ambiental. Cuando revisamos los procesos, en los de inicio, sugiere que la organización desarrolle políticas concretas de conservación ambiental, así como el desarrollo de estudios de impacto ambiental. La relación se encuentra justamente, en que el proyecto respetará el ambiente en la misma proporción que la empresa lo haya declarado.
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Get (Germán Torrealba, MDI), aporta sobre la formación de equipos y los roles en la gestión de proyectos:

GET dijo...
La visión sistémica del aprendizaje grupal establece un CICLO o rueda, que domina el ritmo de las organizaciones inteligentes. El cambio duradero se logra explotando este ritmo de crear el tiempo adecuado para los distintos tipos de pensamientos y discusión colectiva, interactuando en las siguientes etapas que van desde la CONCRECIÓN a lo ABSTRACTO y del PENSAR a la ACCIÓN.

Para que el ciclo reforzador funcione adecuadamente hace falta gente COMMPLEMENTARIA, que sea representativa de los cuatro estilos y permita EQUILIBRAR. De esa forma, un buen gerente de proyectos debe ser capaz de aplacar el ímpetu de los ejecutores, que dominan la acción, para ofrecerle una ventaja a los que observan y traen ideas nuevas, pero luego debe callar a los divergentes para que se logren la CONEXIONES que permitan converger en decisiones que guíen la acción.

Si el ciclo no se efectúa en la secuencia indicada, el resultado tiende a ser que la ESPIRAL REFORZADORA gira en sentido contrario, impidiendo el buen desempeño del equipo. Por ejemplo se puede analizar el ciclo negativo del "apagafueguismo". En este caso, la acción PROLONGADA de una actividad, genera el exceso de trabajo y cansancio del equipo. Como las personas se hallan muy ocupadas, no tienen tiempo de seentarse a explotar ideas con detenimiento, DISPERSÁNDOSE la concentración y disminuyendo el nivel de comprensión. Esto trae como consecuencia un abordaje SUPERFICIAL del problema, llegando a decisiones que no tienen arraigo, ni permiten conducir a la acción efectiva, acumulándose más y más problemas, en el efecto multiplicador "bola de nieve".

Sobre la Gestión del Alcance GET aportó:
GET dijo...
La delimitación del alcance es el proceso de definir todo lo que forma parte de un proyecto, elaborando la ESTRUCTURA DESAGREGADA DE TRABAJO, conocida de forma simplificada como EDT (Work Breakdown Structure, WBS), donde se organiza el proyecto en paquetes de trabajo más manejables. El PMI distingue que hace falta toda la información que usó la alta gerencia para aprobar el proyecto. Ello implica el estudio de factibilidad, los objetivos, la justificación y los productos a ser desarrollados.

Para ejecutar esta labor, los planificadores deben considerar las restricciones que ofrece el ambiente y las premisas asumidas para ejecutar el proyecto. Es de mucha ayuda la utilización de estructuras de trabajo elaboradas en proyectos anteriores.

La WBS es considerada por muchos gerentes de proyectos exitosos como la PRINCIPAL herramienta que se requiere dominar a la perfección. Los latinos tienen una fuerte tendencia a saltar los pasos del proceso de planificación y usualmente es en la delimitación del alcance donde no se suelen concentrar las organizaciones que ejecutan proyectos inefectivamente.

Una pregunta que aparece muy comúnmente en situaciones de pryectos es HASTA DONDE se debe llegar en la definición del alcance. La respuesta debe ir inmediatamente ligada a factores como la duración del proyecto, la incertidumbre involucrada, la calidad de información disponible y las necesidades de control. Las principales líneas de pensamiento sobre este asunto son las siguientes:

DESAGREGACIÓN SEGÚN CONTROL
DESAGREGACIÓN POR RESPONSABLES
DESAGREGAIÓN SEGÚN CERTEZA

Cuando se habla de una EDT se debe usar el término ADECUADA, ya que para todo proyecto no existe una ÚNICA manera de realizarlo, sino maneras adecuadas o inadecuadas. Es conveniente que la construcción del WBS sea compartida con todos los interesados del proyecto.
noviembre 07, 2009 12:07 PM

Por cierto, hoy es 20 de Diciembre de 2009, y faltan solo cuatro dias para Navidad. Ha sido muy placentero compartir todos estos cinco años con mis amigos virtuales. Sobre todo, el último que he desarrollado amistad con mis amigos Consultores Artesanos. La verdad es que la transferencia de información puede ocurrir por cualquier medio.

Les deseo a toda la comunidad de Internet que se cumplan sus mejores deseos. Ya les escribiré para año nuevo 2010.
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FELIZ NAVIDAD...!!!