Gerencia de Proyectos, (Lecciones aprendidas 1)

Del plan y el alcance del Proyecto.

Plan y alcance son los dos primeros conceptos que se aprende a manejar en la Gestión de Proyectos, ya sea desde la perspectiva del PMI, Project management Institute, o desde la norma ISO 10006.

Pero no es tan fácil diferenciarlas aunque cotidianamente sepamos perfectamente la diferencia, cuando nos enfrentamos a un proyecto bajo una metodología, se comienzan a complicar las cosas.
Voy, como es costumbre en este blog, a tratar de contar una historia que pueda ilustrar las diferencias. Digamos que vamos a comprar un carro, (coche) nuevo. Es fundamental, desde la perspectiva de la gerencia de proyectos, poder declarar el alcance del proyecto y el plan para realizarlo. El alcance va dirigido hacia el producto del proyecto, el cual en nuestro caso es la compra de un coche y su producto es el coche nuevo. El alcance describe la marca, si es usado o nuevo, si tiene aire acondicionado, capacidad en litros, color, modelo, precio, y si tiene asientos de cuero o no los tiene. Una vez definidas todas las características, podremos conocer el alcance del proyecto, que va dirigido siempre al producto, no a las actividades que tenemos que hacer para comprarlo. Hemos llegado a la conclusión que la definición del producto y el plan para adquirirlo suceden simultáneamente. En este caso, definimos el tipo de carro a comprar, según nuestras posibilidades.

Una vez decidido el tipo de producto (Alcance), desarrollamos el Plan. El plan viene a ser una serie de tareas a realizarse que se desarrollan del conocimiento de las fases o etapas. En el caso del coche, las fases serían, a. Preliminares, donde conocemos y decidimos lo que queremos, hacemos gestión financiera inicial, contactamos a la agencia y procuramos los documentos de la compra, b. El Financiamiento, donde la agencia gestiona la hipoteca o el préstamo bancario, c. compra del carro, que incluye la firma de las letras, compromisos, pago de inicial, etc. Cada fase tiene un “entregable” como los papeles para la solicitud, el préstamo aprobado y el carro. El Plan y el alcance van juntos y son necesarios siempre para la realización de un proyecto.

Supongamos otro caso, igualmente con un carro. Un mecánico tiene un carro desarmado en sus partes y tiene el proyecto de armarlo y manejar. Para el alcance debe imaginarse el coche armado completo, para descomponerlo en sus partes principales; el motor, la carrocería, el chasis y los accesorios. Luego viene otra fase de descomposición. El motor se puede dividir en “mecánicas” y “eléctricas”. Luego, las mecánicas se pueden volver a dividir en,(Sé muy poco de carros), combustión interna, radiador, carburador, etc. Se puede volver a dividir, la combustión interna en bielas, cardan, válvulas, etc. Llega un momento que tenemos las partes constitutivas y no podemos subdividir más. Eso en PMI, se llama “Paquete de trabajo”, ya que más abajo, se hablamos de tareas nuevamente.

Ahora debe realizar un plan. Define las fases del proyecto y las programa. Seguro podrá solapar el trabajo del motor, chasis o accesorios, pero deberá tener todas las partes integradas cuando llegue a la necesidad de ensamblar el carro. Luego viene la fase de prueba y puesto a punto, para luego proceder a las pruebas finales, colocación de accesorios y entrega al cliente. Siempre se ha de incluir una fase que lecciones aprendidas, ya que el hombre es el único animal, que se golpea con la misma piedra y con el mismo pié.

Todo se trata de desarrollar la habilidad de descomponer las cosas en sus partes constitutivas; para el alcance del producto, el “work breakdown structure”, WBS, y para el plan, la definición del modelo de fases que aplique en cada caso. Luego las fases, se subdividen en procesos, tareas y actividades.
Este método sin duda, nos ayudará, como en mi caso, a tener un coche nuevo (sin asientos de cuero)
Alberto

Imagen tomada de ismcontenedores.com